Teknologi Komunikasi
Teknologi komunikasi perusahaan adalah perangkat teknologi (hardware maupun software) yang dipergunakan untuk proses komunikasi dan koordinasi di dalam perusahaan.
Penggunaan teknologi komunikasi diperkantoran semakin dibutuhkan mengingat bahwa setiap kantor senantiasa ingin mencapai peningkatan kinerja dan produktivitas. Pekerjaan perkantoran yang semula dikerjakan secara manual, sebagian besar sudah digantikan dengan melibatkan mesin-mesin kantor berbasis komputer. Perkembangan media komunikasi telah mengubah cara pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian pesan-pesan komunikasi. Di sisi lain teknologi komunikasi juga dapat memperluas jangkauan komunikasi antar manusia. Perkembangan media komunikasi telah banyak mengubah aspek kehidupan manusia dan hubungan komunikasi antar manusia hampir tidak terbatas.
Tatap muka langsung adalah bentuk komunikasi yang paling kaya informasi karena memberikan umpan balik yang digunakan untuk pemerikasaan menyeluruh. Lebih jauh lagi, bentuk ini membiarkan pengamatan tipikal atas bahasa isyarat, seperti bahasa tubuh dan keras lemah suara, melalui lebih dari satu saluran. Teknologi komunikasi seperti telepon, meskipun termasuk kaya informasi, tetapi tidaklah seinformatif media tatap muka langsung. Media numerik yang formal seperti cetakan kuantitatif komputer atau gambar video memiliki kekayaan informasi yang rendah. Umpan balik sendiri sangat lambat, salurannya hanya melibatkan informasi visual yang terbatas, sementara informasi numerik bersifat impersonal.
Dampak Penggunaan Teknologi Komunikasi
Dampak penggunaan teknologi komunikasi dapat dibedakan ke dalam dua tahapan:
Pertama, berupa dampak hasil teknis. Dengan pengertian bahwa dengan digunakannya teknologi komunikasi di perusahaan, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan teknis yang direncanakan, berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi.
Kedua, konsekuensi sosial yang tidak diduga. Dengan digunakannya teknologi komunikasi dimungkinkan hubungan antar sesama rekan kerja di perusahaan menjadi berkurang. Dan dimungkinkan akan mengakibatkan terbentuknya sikap ketergantungan terhadap teknologi. Dampak lainnya bagi orang-orang yang memiliki kebutuhan tinggi akan kontak sosial, terlalu tingginya mengandalkan teknologi komunikasi mengakibatkan rendahnya kepuasan kerja.
Komunikasi Verbal dan Non Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan maupun tulisan. Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan antara seorang pembicara berinteraksi secara lisan dengan pendengar untuk mempengaruhi tingkah laku penerima. Sedangkan komunikasi tulisan dapat terjadi apabila keputusan yang disampaikan oleh pemimpin disandikan dalam simbol-simbol yang dituliskan pada kertas atau pada tempat lain yang dapat di baca, kemudian dikirimkan pada karyawan yang dimaksudkan.
Komunikasi secara lisan di dalam organisasi seperti: instruksi, penjelasan, laporan lisan, pembicaraan untuk mendapatkan persetujuan kebijaksanaan, memajukan penjualan dan menghargai orang dalam organisasi. Sedangkan di dalam komunikasi tertulis menurut Lewis (dalam Muhammad. A, 2005) perlu memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi tulisan seperti: kebenaran cara menulis, keringkasan isi, kelengkapan, kejelasan dan kesopansantunan.
Komunikasi verbal telah lama diakui dan sangat penting, namun komunikasi non verbal juga memiliki peranan di dalam komunikasi.
Komunikasi non verbal menurut Kreitner dan Kinicki (2004) komunikasi nonverbal adalah segala pesan, dikirim atau diterima dan tidak bergantung pada tulisan atau kata-kata yang diucapkan. Komunikasi nonverbal memiliki fungsi: pengulangan, pelengkap, pengganti, memberi penekanan, dan memperdayakan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa memang kita berkomunikasi dengan kata-kata, tetapi arti dari pesan itu bukan terletak pada kata tersebut, 93% dari arti pesan diterima dari komunikasi nonverbal yang melatarbelakangi komunikasi verbal dan hanya 7% dari pesan verbal. Secara terinci adalah 7% dari pesan verbal, 38% dari nada suara, 55% dari ekspresi wajah, gerakan tubuh dan kepala atau sikap. Dari hasil penelitian ini jelas bahwa komunikasi nonverbal sangat membantu dalam menginterpretasikan arti pesan verbal (Muhammad, A, 2005; Wainwright, G.R, 2006).
Penampilan Personal:
Penampilan personal adalah salah satu hal pertama yang diperhatikan selama komunikasi interpersonal. Kesan pertama timbul dalam 20 detik sampai 4 menit pertama. Bentuk fisik, cara berpakaian dan berhias menunjukkan kepribadian, status sosial, pekerjaan, agama budaya dan konsep diri.
Nada Suara (Intonasi):
Nada suara pembicara mempunyai dampak yang besar terhadap arti pesan yang dikirim, karena emosi seseorang dapat secara langsung mempengaruhi nada suaranya. Hal ini dapat diamati ketika berinteraksi.
Gerakan Badan dan Gerakan Tangan:
Gerakan badan seperti bersandar ke depan atau ke belakang, dan gerakan tangan seperti menunjuk, memberi tambahan informasi nonverbal yang dapat meningkatkan atau malah mengurangi proses komunikasi. Menurut Kreitner dan Kinicki (2004), penelitian baru-baru ini menunjukkan bahwa penggunaan tangan yang tepat dapat meningkatkan pemahaman pendengar untuk mengerti pesan. Posisi tubuh terbuka seperti bersandar ke belakang, mengkomunikasikan kedekatan, sebuah istilah yang digunakan untuk menggambarkan keterbukaan, kehangatan, kedekatan, dan ketersediaan untuk berkomunikasi. Defensivitas (defensiveness) dikomunikasikan dengan sikap tubuh seperti melipat lengan, menyilangkan tangan dan menyilangkan kaki. Judith Haal, peneliti komunikasi, melakukan suatu meta-analisis atas perbedaan jenis kelamin dalam gerakan badan dan gerakan tangan. Pada Wanita menganggukkan kepala dan menggerakkan tangan lebih sering dari pria. Mengarahkan tubuh ke depan, menggerakkan tubuh, dan menggerakkan kaki lebih sering pria daripada wanita.
Sentuhan:
Sentuhan adalah kekuatan lain dalam isyarat nonverbal. Kasih sayang, dukungan emosional dan perhatian disampaikan melalui sentuhan.
Ekspresi Wajah:
Ekspresi wajah sering digunakan sebagai dasar penting di dalam menentukan pendapat interpersonal. Senyum, misalnya biasanya mewakili kehangatan, kegembiraan, atau persahabatan. Sebaliknya muka yang masam menyampaikan ketidakpuasan atau kemarahan.
Kontak Mata:
Kontak mata adalah isyarat nonverbal yang kuat dan dapat menyampaikan empat fungsi komunikasi, yaitu: (1) mengatur alur komunikasi dengan memberi tanda-tanda atas awal dan akhir percakapan. Ada kecendrungan untuk menghindari menatap seseorang ketika mulai berbicara dan menatap mereka ketika selesai. (2) tatapan (bukan melotot) memberikan dan memonitor respons karena menggambarkan ketertarikan dan perhatian. (3) menyampaikan emosi. Orang-orang cenderung untuk menghindari kontak mata pada saat sedang membicarakan berita yang buruk atau memberikan respon negatif. (4) tatapan berkaitan dengan tipe hubungan di antara komunikator.
Para ahli komunikasi (dalam Kreitner & Kinicki, 2004) menawarkan langkah-langkah untuk memperbaiki kemampuan komunikasi nonverbal:
Tindakan nonverbal positif yang dapat membantu komunikasi meliputi:
a. Menjaga kontak mata
b. Kadang-kadang menganggukkan kepala tanda setuju
c. Tersenyum dan menunjukkan semangat
d. Mengarahkan tubuh ke arah pembicaraan
e. Berbicara secukupnya, tenang, intonasi yang menenangkan
