Komunikasi pada Atasan dan Bawahan
Komunikasi dapat mengalir dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan
Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, dalam Pace & Faules, 2005).
Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz dan Kahn dalam Pace & Faules, 2005; Luthans, 1992): (1) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).
Para pegawai di seluruh tingkat di dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Komunikasi yang paling efektif digunakan berdasarkan hasil penelitian adalah dengan menggunakan metode lisan diikuti tulisan.
Level (dalam Pace & Faules, 2005: M Arni, 2005) mensurvei para supervisor dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut: (1) tulisan saja, (2) lisan saja, (3) tulisan diikuti lisan, dan (4) lisan diikuti tulisan
Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa metode lisan diikuti tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan antarpersonal yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan diikuti tulisan.
Metode lisan saja dinilai paling efektif dalam situasi yang mencakup teguran dan mendamaikan perselisihan, tapi paling tidak efektif dalam enam situasi lainnya, meskipun empat dari enam situasi juga dinilai paling efektif untuk kombinasi metode lisan diikuti tulisan. Hal ini menunjukkan bahwa metode lisan diinginkan tetapi tidak hanya lisan saja.
Metode tulisan saja dinilai paling efektif bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, bila informasinya umum, dan bila tidak diperlukan kontak pribadi. Metode tulisan diikuti lisan tidak dinilai paling efektif atau paling tidak efektif bagi setiap situasi.
Hasil penelitian Level yang menyatakan metode yang paling efektif adalah metode lisan diikuti tulisan di dukung oleh hasil penelitian Dahle (dalam Arni M, 2005). Mereka juga mengatakan bahwa pemakaian papan pengumuman dan metode tulisan saja kurang efektif digunakan.
Sedangkan untuk pemilihan media dapat didasarkan pada pertimbangan sifat-sifat media, hasil-hasil yang diinginkan, faktor biaya dan waktu, dan konteks budaya di tempat terjadinya pertukaran informasi. Trevino, Daft, dan Lengel (dalam Pace dan Faules, 2005) serta Kreitner dan Kinicki (2004) menjelaskan bahwa kekayaan setiap medium berdasarkan pada empat faktor: (1) umpan balik (berkisar dari yang langsung hingga yang lambat), (2) saluran (berkisar mulai dari gabungan visual dan audio hingga yang visual yang terbatas), (3) tipe komunikasi (personal vs impersonal), dan (4) sumber bahasa (verbal dan nonverbal). Menurut kriteria ini, tatap muka dipandang sebagai medium yang paling kaya, sedangkan laporan-laporan tergolong ke dalam kategori “miskin”.
Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (supervisor). Esensi komunikasi ke atas adalah suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas. Komunikasi digunakan untuk memberi umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan tujuan, dan meneruskan masalah-masalah yang ada. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer menyadari perasaan para karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Manajer juga mengandalkan komunikasi ke atas untuk mendapatkan gagasan mengenai bagaimana segala sesuatu dapat diperbaiki
Komunikasi ke atas tidak mudah dilakukan. Komunikasi ke atas dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawahan.
Menurut Sharma ada empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
a. Kecendrungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
b. Perasaan bahwa supervisor dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai
c. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
d. Perasaan bahwa supervisor dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
